Overdracht van lopende projecten vaststellingsovereenkomst

5 minuten mr. Jeroen Kaspers arbeidsrecht voor werkgevers 18 maart 2025 2025

Wanneer u via een vaststellingsovereenkomst afscheid neemt van uw werkgever, spelen niet alleen de opzegtermijn, ontslagvergoeding of andere financiële zaken een rol. Het kan ook zijn dat u nog lopende projecten heeft die moeten worden overgedragen. Een zorgvuldige projectoverdracht is vaak in het belang van zowel u als de werkgever, zodat uw vertrek zo soepel mogelijk verloopt en uw voormalige collega’s of opvolgers niet met onduidelijkheden achterblijven.

1. Wat houdt de overdracht van lopende projecten in?

Bij een overdracht van lopende projecten zorgt u ervoor dat uw werkgever of collega’s precies weten in welke fase een bepaald project zit, welke afspraken er al zijn gemaakt, welke documenten en informatie nog nodig zijn en wie de contactpersonen zijn. Dit kan bijvoorbeeld schriftelijk of mondeling gebeuren. De afspraken over hoe en wanneer deze overdracht plaatsvindt, kunt u ook opnemen in uw vaststellingsovereenkomst. Zo voorkomt u discussies achteraf en is voor alle partijen duidelijk wat er nog van u wordt verwacht in uw laatste periode.

Soms wordt er afgesproken dat u in uw resterende werktijd (of in uw vrijgestelde periode) de overdracht regelt. Het kan echter ook zo zijn dat u na ondertekening van uw vaststellingsovereenkomst al snel vertrekt, bijvoorbeeld omdat u een nieuwe baan hebt. In dat geval is een schriftelijk overdrachtsdocument des te belangrijker.

2. Hoe werkt de overdracht in de vaststellingsovereenkomst?

Vaak bevat de vaststellingsovereenkomst een passage over de “feitelijke projectoverdracht” of “overdracht van lopende werkzaamheden”. U kunt bijvoorbeeld opnemen dat u binnen een bepaalde termijn alle relevante (digitale) dossiers overdraagt aan een door uw werkgever aangewezen opvolger. Daarnaast is het verstandig duidelijk te maken of en op welke wijze u nog (telefonisch of schriftelijk) beschikbaar bent voor vragen. Enkele aandachtspunten:

Duidelijke omschrijving: Noem de specifieke projecten of dossiers bij naam, zodat voor iedereen helder is waar het over gaat.
Termijnen: Leg vast binnen hoeveel tijd de overdracht moet gebeuren. Zo voorkomt u dat dit blijft liggen.
Verantwoordelijkheden: Spreek af wie eindverantwoordelijk is. U blijft formeel werknemer tot het einde van de opzegtermijn, maar misschien wilt (of kunt) u niet alle projecten tot het allerlaatste moment afronden.
Conflict of extra werk: Is het projectoverdrachtstraject zwaarder of ingewikkelder dan verwacht? Wellicht moet u dan een tegenvoorstel doen, bijvoorbeeld om extra tijd of ondersteuning te krijgen.

Hulp nodig bij projectoverdracht?

Wilt u zeker weten dat de overdracht in uw vaststellingsovereenkomst goed geregeld is? Bel 036-5227007 of mail info@wolderwijd-juristen.nl. Wij adviseren u graag.

3. Praktische tips voor een soepele overdracht

Afspraken over vertrouwelijkheid: Houd er rekening mee dat gevoelige bedrijfsinformatie onder de geheimhoudingsclausule kan vallen. Maak duidelijk welke stukken u wel en niet mag delen.

Archivering en ICT-toegang: Zorg ervoor dat alle projectdocumentatie op de juiste plek staat (bijvoorbeeld in de bedrijfssystemen). Als uw ICT-toegang eerder wordt afgesloten, bespreek dan hoe u uw taken kunt voltooien.

Maak een overdrachtsdocument: Een beknopt verslag met alle essentials: projectnamen, status, betrokkenen en actiepunten. Dit kan later dienen als naslagwerk voor uw opvolger of leidinggevende.

Rolverdeling na uw vertrek: Soms wil de werkgever dat u in de toekomst niet meer betrokken bent. Anderzijds kan het zijn dat u juist nog bereikbaar moet blijven voor vragen. Leg in de vaststellingsovereenkomst vast hoe u hiermee omgaat, bijvoorbeeld dat de contactmomenten beperkt blijven tot een bepaalde termijn en frequentie.

Direct advies?

Neem contact op met Wolderwijd Juristen via 036-5227007 of info@wolderwijd-juristen.nl. Wij helpen u met een juridisch waterdichte vaststellingsovereenkomst.

Overweegt u uw lopende projecten niet volledig af te ronden omdat u eerder uit dienst gaat? Of merkt u dat uw werkgever onrealistische eisen stelt rondom projectafronding? Dan kunt u dit opnemen in de checklist bij uw vaststellingsovereenkomst, en onderhandelen om tot werkbare afspraken te komen. Een goede overdracht helpt negatieve ervaringen te voorkomen en zorgt voor een professionele afronding van uw dienstverband.

mr. J.A. (Jeroen) Kaspers

Jurist en Mediator

Jeroen is specialist ontslag en arbeidsrecht. Met succes onderhandelt Jeroen bij vaststellingsovereenkomsten of disfunctioneren. Komt u er niet uit? Raadpleeg Jeroen via kaspers@wolderwijd-juristen.nl of 036 522 7007.