Tips om uw factuur sneller betaald te krijgen

3 minuten mr. Jeroen Kaspers incasso voor ondernemers 18 april 2013 2024

”Help, mijn facturen worden niet betaald. Wat moet ik doen om mijn debiteur aan te sporen om de factuur tijdig te betalen?”

Iedere ondernemer heeft het wel eens, een niet betalende klant. Erg vervelend, elke keer weer. Als eerste ga ik er vanuit dat er algemene voorwaarden zijn waarin een betalingstermijn (14 - 30 dagen) wordt genoemd? Zo niet dan kunt u wellicht eens op de koffie komen om te spreken over een beter debiteurenbeheer.

1. Stuur een betalingsherinnering
Het eerste wat u dient te doen is uw debiteur een betalingsherinnering sturen. Stuur 2 dagen nadat de betalingstermijn is verstreken een vriendelijke herinnering. Geef de klant een nieuwe termijn (7 - 14 dagen) om voor betaling zorg te dragen.

2. Telefonisch contact
Indien betaling wederom uitblijft is het verstandig om telefonisch contact op de nemen met de niet betalende klant. Het gaat erom dat u een goede relatie behoudt met uw klant. Het direct versturen van een aanmaning kan deze relatie onnodig onder druk zetten. Maak telefonisch duidelijke afspraken over wanneer daadwerkelijk betaald wordt. Bevestig deze afspraken schriftelijk of per e-mail. Indien uw klant betalingsproblemen heeft kunt u desgewenst een betalingsregeling afspreken. Zorg ervoor dat u spoedig een deel van de vordering betaald krijgt. Zo weet u in ieder geval of uw klant welwillend en in staat is om te betalen.

3. Aanmaning
De schriftelijke aanmaning is dwingender van toon en dient ervoor om uw debiteur een allerlaatste betalingsmogelijkheid te bieden alvorens u de vordering uit handen geeft. Per 1 juli 2012 geldt de nieuwe Wet normering buitengerechtelijke incassokosten (WIK) bij consumenten met een betalingsachterstand en betalingsachterstanden van zakelijke klanten, waarmee u géén schriftelijke afspraken heeft gemaakt over incassokosten. Op basis van deze nieuwe wet bent u verplicht een kosteloze aanmaning (14 dagen) te sturen waarin u laat weten na die termijn incassokosten te rekenen. De hoogte van de incassokosten moet eveneens genoemd worden. Noemt u de incassokosten niet, dan kunt u er later geen aanspraak op maken. Op basis van de WIK zijn stap 1 en 2 optioneel maar stap 3 is verplicht.

4. Incasso
Na de kosteloze aanmaning geeft u de vordering ter incasso uit handen om de vordering alsnog te incasseren. Mocht dit onverhoopt niet lukken dan kan een jurist namens u een dagvaarding uitbrengen om zodoende de vordering toch voldaan te krijgen.