Algemene voorwaarden opstellen

3 minuten mr. Jeroen Kaspers contractenrecht voor ondernemers 01 december 2015 2024

Als ondernemer weet ik dat iedereen algemene voorwaarden heeft. Die van mij zijn al zo oud als de weg naar Rome. Ik vraag me af of het nuttig is om deze te laten vernieuwen want ik weet niet goed wat de toegevoegde waarde precies is. Wat heb ik er aan?

Veel bedrijven zien algemene voorwaarden net als social media. Ze doen het omdat iedereen het doet. Deze vraag komt dan ook niet uit de lucht vallen. Kort gezegd zijn algemene voorwaarden een aantal standaard bepalingen die voor alle overeenkomsten die worden gesloten gelden. Vanwege dit "standaard karakter" mogen er in algemene voorwaarden nooit kernbedingen worden opgenomen. Kernbedingen zijn essentiële elementen van een overeenkomst zoals bijvoorbeeld prijs of hoeveelheid. Deze kernbedingen dienen in de overeenkomst zelf te worden opgenomen.

Door middel van algemene voorwaarden kan de ondernemer zichzelf beschermen. Als ondernemer dek je jezelf hiermee in voor risico’s en aansprakelijkheden en voorkom je daarmee mogelijke problemen na het sluiten van de overeenkomst. Veelal vergelijken wij algemene voorwaarden met spelregels waarvan de ondernemer wil dat klanten zich eraan houden. Het is dan ook erg onverstandig om de voorwaarden van een collega-ondernemer zomaar te kopiëren. De kans is dan namelijk groot dat er bepalingen in staan die niet op het bedrijf van toepassing zijn of erger, er ontbreken voorwaarden die wel degelijk van belang zijn. Door middel van algemene voorwaarden, ook wel de kleine lettertjes genoemd, bepaalt de ondernemer zelf precies onder welke condities er wordt geleverd, betaald, ingekocht of welke garantie er wordt geboden.

Algemen voorwaarden is net een verzekering

Een ondernemer kan algemene voorwaarden beschouwen als een soort verzekering. Indien alles goed gaat heb je het niet nodig en lijkt het (wellicht) overbodig. Mocht er echter iets toch niet helemaal conform wens of afspraak verlopen, dan is het kunnen terugvallen op een goede set algemene voorwaarden een geschenk uit de hemel. Dan pas komt de toegevoegde waarde van algemene voorwaarden tot uiting en is het nut in één opslag duidelijk. Algemene voorwaarden zijn dan ook van niet te onderschatten belang en van grote waarde voor uw onderneming. Zorg dan ook, net als uw verzekeringen, dat u deze goed op orde hebt en door een deskundig jurist hebt laten opstellen of beoordelen.

Praktijkvoorbeelden algemene voorwaarden

Zoals aangegeven regelt de ondernemer in algemene voorwaarden de zaken die geen betrekking hebben op de kern van de overeenkomst. De randvoorwaarden van de overeenkomst worden dus opgenomen. Hierbij kunt u denken aan bijvoorbeeld: aansprakelijkheden, de duur van de overeenkomst, eigendomsvoorbehoud, reclametermijnen, vertragingsrente, hoogte van incassokosten en een rechtsforumkeuze. Algemene voorwaarden zijn nimmer standaard en dienen op maat te worden geschreven. Elke onderneming is immers ook verschillend. Zo zal de ene onderneming veel op rekening verkopen, veel overeenkomsten via het internet sluiten of feitelijke producten leveren terwiijl een andere onderneming alleen maar contant afrekent, geen digitale overeenkomsten sluite en geen diensten levert. Net als mensen heeft ieder bedrij zijn eigen DNA. In goede algemene voorwaarden is het DNA van uw onderneming terug te vinden. Zo ziet u dat algemene voorwaarden maatwerk is. Om een goed beeld te kunnen vormen over de meerwaarde van algemene voorwaarden zal ik u tenslotte twee praktijkvoorbeelden voorhouden:

Eigendomsvoorbehoud

Wanneer een ondernemer goederen aan een klant levert is het verstandig om in de algemene voorwaarden op te nemen dat deze goederen pas in eigendom overgaan nadat de klant de betreffende facturen volledig heeft betaald. De goederen worden dan onder eigendomsvoorbehoud geleverd. Wanneer de klant dan bijvoorbeeld failliet gaat voordat de goederen (vollledig) zijn betaald, kan de ondernemer de goederen terugvragen bij de curator. In dat geval wordt de ondernemer dus niet (althans in mindere mater) getroffen door het faillissement van de klant. Zonder een eigendomsvoorbehoud is dit niet het geval en kan de ondernemer aansluiten in de lange rij van andere schuldeisers. Resultaat is dat de facturen niet worden voldaan en de ondernemer de facturen kan afboeken. Evident is dat de ondernemer grote schade leidt die hij met goede algemene voorwaarden niet had gehad.

Rechtsforumkeuze

Wanneer de ondernemer is gevestigd in Nederland en tevens diensten verricht voor klanten in het buitenland is het verstandig om de Nederlandse rechter bevoegd te verklaren. Wanneer een klant bijvoorbeeld niet betaalt, kunt u deze dagvaarden voor de Nederlandse rechter. Een slimme jurist bepaalt eveneens dat het Nederlandse recht van toepassing is zodat het voor de ondernemer een volledige thuiswedstrijd is. Stel de ondernemer vergeet dit, dan zal de ondernemer zijn klant moeten dagvaarden in het land waar deze klant gevestigd is. Dit brengt veelal hogere kosten met zich mee die anders ondervangen zouden worden door de algemene voorwaarden. Denk bijvoorbeeld aan een buitenlandse advocaat en de reistijd naar het buitenland. Het omgekeerde is bovendien ook het geval! Indien de klant de ondernemer wil dagvaarden dan zal hij dit moeten doen voor de Nederlandse rechter en onder toepassing van Nederlands recht. Veelal zal de klant afzien van verweer of het starten van een gerechtelijke procedure in het voor hem vreemde Nederland.

Zo ziet u dus dat u met het inschakelen van een deskundige jurist een voorsprong kunt behalen in een eventuele gerechtelijke procedure. Veel ondernemers realiseren zich niet dat een eventuele rechtsgang kan worden gewonnen puur en alleen op basis van algemene voorwaarden. Hoewel algemene voorwaarden niet verplicht zijn, doet elke ondernemer er verstandig aan om deze wel op te laten stellen door een deskundig jurist. Het voordeel van deze ‘spelregels’ is dat ze duidelijkheid verschaffen in het geval dat er zich bijvoorbeeld onvoorziene problemen voordoen na het sluiten van de overeenkomst. Ook indien u reeds algemene voorwaarden heeft is het verstandig om ze zo nu en dan door een deskundig jurist onder de loep te laten nemen. Vanwege continu veranderende wetgeving en verandering in uw bedrijfsvoering kunnen algemene voorwaarden namelijk niet worden gezien als een statisch geheel.

Zoekt u een deskundig jurist om ook uw algemene voorwaarden op te stellen of te beoordelen? Neem contact met ons op en laat voor gunstige tarieven een goede set algemene voorwaarden opstellen bij Wolderwijd Juristen.